Chilean Fisheries Government Data Modernization Workshop- versión en Español a abajo

Imagine a world where fisheries managers have at their fingertips access to robust, reliable catch data from the industry and scientific assessments, which they can use to analyze status of the stock, target enforcement efforts, and support seafood businesses through streamlined permitting and reporting processes. In this world, the seafood industry seamlessly and securely shares select data with governing agencies and with trading partners, improving management of stocks and gaining business efficiencies while reducing risk of IUU in their supply chain.

Sound futuristic? In April, the Chilean government took a major step forward in creating the conditions that would allow for such a dream to become reality. For eight hours, representatives from five different government agencies gathered for the first inter-departmental data mapping and systems design workshop.

To wrap your head around this bold initiative, take a moment to consider a single company’s transition from a predominantly paper based system to an integrated electronic system—where all the personnel files, the communication systems, the data storage, and the accounting—came seamlessly together without a hitch and without staff resistance. If this is the reality for anyone, we’d love to hear how you achieved such a feat, and the lessons learned. For most organizations, such a transition is riddled with obstacles and requires a lot of coordination, communication, decision-making , financial investment, training, and technology development.

The same can be said for government data systems, which may be even more complex. For the Ministry of Economy, Development, and Tourism in Chile, under which the management of fisheries and marine resources falls, the task is to somehow collect and manage immense and varied datasets on landings, VMS tracks, electronic reporting and monitoring systems, health certificates, product traceability and many other data sets relevant to monitoring and controlling the resource and associated seafood industry. This is no small order. But with a little creative design and a lot of tenacity, it is doable. The first thing required is vision.

For Chile, the idea for a holistic and integrated government data system was first set by leadership within SERNAPESCA, the National Fisheries and Aquaculture Service responsible for monitoring and compliance of the country’s fisheries laws. Future of Fish, after several conversations with SERNAPESCA regarding their current and future data needs, was invited to help organize and facilitate a workshop that could bring together representatives from the core government departments that generate and utilize fisheries data. Timely, one might say, as the SERNAPESCA modernization law moves through senate as we speak (early May, 2018)! The new law recommends that the service strengthen its enforcement teams’ abilities and power to combat illegal practices in the upper nodes of the value chain (fishers, commercialisation points and processors), an activity almost certainly made easier with access to reliable and trustworthy data.

So it was that on April 10, 2018, we found ourselves in a large meeting room surrounded by many staff from SERNAPESCA’s multiple divisions, as well as fisheries managers within SUBPESCA (the Undersecretariat for Fisheries and Aquaculture), scientists and IT support from the Fisheries Development Institute (IFOP), a non-profit Private Law Corporation that runs scientific assessments, the Navy, the national taxation department, various NGOs, technology vendors, and an international expert on fisheries data systems development. With support from our partners at the Environmental Defense Fund (EDF) and SERNAPESCA, our aim was to lay the foundation for a process that will lead to successful development of integrated and transparent modernized data system for Chilean fisheries. Joined by forty-five intelligent, motivated, and inspiring individuals we set forth to:
1) identify what data elements are currently being collected and used by all stakeholders;
2) map the current data flows and system connections as perceived today in order to identify what and where gaps exist and any potential barriers towards a more integrated system;
3) understand the core components required to build the future system;
4) imagine and build our ideal future system, defining specific goals the system could achieve;
5) develop a 24 month work plan to achieve priority goals identified; and
6) establish an interagency taskforce to drive the plan forward and to make the future state vision a reality!

Achieving these goals required many post-its and of course, a good amount of play-doh and pipecleaners. But, in the end, with help from our partners from ECOS for facilitating the exercises, we got there.

The day was intense, the discussion passionate and honest, and the results concrete. Our hope is this progress will provide the raw materials needed by the pending Task Force as they dive in to set a plan and begin the longer journey towards system development. Everyone in the room agreed that the collaborative approach initiated through this workshop is important for effectively building the system to meet demands of all those involved with Chilean fisheries management. Everyone also agreed that the path forward is hard and will require, above all else, a significant level of coordination, transparency, and willingness to share data.

A piece of advice from our invited speaker, Dave Colpo, an expert in government data systems, became a mantra for the day, and for the larger process at hand:  “Data is easy, people are hard.” The technical side of building the future system is not where efforts need to be focused,but rather, resources must be geared to ensure that all relevant parties are engaged and bought-in to the process, and especially,  a shared vision for the proposed end result.

We would like to thank all of the workshop attendees for a very productive, lively, and progressive discussion and we hope that  we can continue to partner with SERNAPESCA and others to build on the strong foundation that has been set and help to drive this very important work to fruition. 

Read more about this workshop in this SERNAPESCA article

 
 

Taller de Modernización de Datos junto a SERNAPESCA

Imaginemos un mundo en el que quienes administran pesquerías tengan acceso a datos de captura sólidos y confiables por parte de quienes extraen los recursos, así como también de las evaluaciones científicas; los cuales puedan ser usados para analizar el estado del stock, enfocarse en los esfuerzos de inspección y apoyar al mundo de quienes comercializan los productos del mar a través de procesos simplificados de permisos y reportes. En este mundo, la industria de productos del mar comparte datos con agentes de gobierno, en forma fluida y segura, mejorando el manejo de la biomasa y ganando eficiencias comerciales, mientras se reduce el riesgo de pesca INDNR en la cadena de suministro.

Suena un tanto futurista? En abril, el Gobierno de Chile dio un importante paso adelante en la creación de las condiciones que permitirían que ese sueño se convirtiera en realidad. Durante ocho horas, representantes de cinco agencias gubernamentales diferentes se reunieron para el primer taller de diseño de sistemas y mapeo de datos interinstitucionales, llamado “Del Dato a la Información: Facilitar la Modernización de SERNAPESCA Potenciando la Toma de Decisiones”.

Para entender esta atrevida iniciativa, tómese un momento y haga el ejercicio de considerar la transición de una compañía desde un sistema donde predomina el papel, hacia un sistema electrónico integrado, donde todos los archivos de personal, los sistemas de comunicación, el almacenamiento de datos y la contabilidad se consolidan sin inconvenientes y sin resistencia del personal. Si esta fuera la realidad, nos encantaría saber cómo se logró tal hazaña y las lecciones aprendidas. Para la mayoría de las organizaciones, dicha transición está plagada de obstáculos y requiere mucha coordinación, comunicación, toma de decisiones, inversión, capacitación y desarrollo tecnológico.

Lo mismo puede decirse de los sistemas de datos gubernamentales, que pueden ser incluso más complejos. Para el Ministerio de Economía, Fomento y Turismo de Chile, donde se encuentra la gestión de las pesquerías y los recursos del mar, la tarea consiste en recopilar y gestionar una inmensa cantidad datos variados, sobre desembarques, VMS, sistemas electrónicos de información y monitoreo, certificados sanitarios , trazabilidad de productos y muchos otros conjuntos de datos relevantes para monitorear y controlar el recurso y la comercialización de productos del mar. Esto no es una pequeña tarea. Pero con un poco de diseño creativo y mucha tenacidad, es factible. Lo primero que se requiere es visión.

Para Chile, la idea de un sistema de información gubernamental holístico e integrado fue establecida por primera vez gracias al liderazgo dentro de SERNAPESCA (principalmente por la Subdirección Nacional y la Subdirección de Pesquerías). Este Organismo es responsable del monitoreo y cumplimiento de las leyes pesqueras del país. Future of Fish, después de varias conversaciones con el Subdirector de Pesquerías de SERNAPESCA, Jorge Toro Da Ponte,  con respecto a las necesidades de datos actuales y futuras, fue invitado a ayudar a organizar y facilitar un taller que podría reunir a representantes de los departamentos gubernamentales que generan y utilizan datos de pesca. Esto fue más que oportuno: la ley de modernización de SERNAPESCA se mueve a través del Congreso Nacional de Chile mientras escribimos este artículo (a principios de mayo de 2018). La nueva ley recomienda que el Servicio fortalezca las capacidades y el poder de los equipos de aplicación para combatir las prácticas ilegales en los nodos superiores de la cadena de valor (puntos de comercialización y procesadores), una actividad que con seguridad se volvería más fácil con acceso a datos confiables.

Así fue que el pasado 10 de abril, nos encontramos en una gran sala de reuniones rodeada de personal de las múltiples divisiones de SERNAPESCA, así como administradores de pesquerías dentro de SUBPESCA (la Subsecretaría de Pesca y Acuicultura), científicos y apoyo del Instituto de Fomento Pesquero (IFOP, una corporación de derecho privado sin fines de lucro que realiza evaluaciones científicas), la Autoridad Marítima, el Servicio de Impuestos Internos (SII), varias ONG, proveedores de tecnología y Dave Colpo, un experto internacional en desarrollo de sistemas de datos pesqueros. Con el apoyo de nuestros socios del Environmental Defense Fund Chile  (EDF, por sus sigla en Inglés) y SERNAPESCA, nuestro objetivo fue sentar las bases de un proceso que conduzca al desarrollo exitoso de un sistema de datos integrado, transparente  y modernizado para las pesquerías chilenas. Junto a cuarenta y cinco personas inteligentes, motivadas e inspiradoras nos propusimos: 
1) identificar qué elementos de datos están siendo recopilados y utilizados actualmente por todos los interesados;
2) mapear los flujos de datos actuales y las conexiones del sistema tal cual se perciben hoy, con el fin de identificar qué y dónde existen las brechas y las posibles barreras hacia un sistema más integrado;
3) comprender los componentes básicos necesarios para construir el sistema futuro;
4) imaginar y construir nuestro sistema futuro ideal, definiendo objetivos específicos que el sistema podría alcanzar;
5) desarrollar un plan de trabajo de 24 meses para alcanzar las metas prioritarias identificadas; y
6) ¡establecer un grupo de trabajo interinstitucional para impulsar el plan y hacer realidad la visión futura!

Alcanzar estos objetivos requiere muchos papeles pegados en la pared (post-it) y, por supuesto, una buena cantidad de plasticina y “limpia pipas”. Pero, al final, con la ayuda de nuestros compañeros de ECOS para facilitar los entretenidos ejercicios, llegamos a destino.

El día fue intenso, la discusión apasionada y honesta, y los resultados concretos. Esperamos que este avance proporcione las materias primas que necesita el Grupo de Trabajo a ser formado, a medida que se sumerjan para establecer un plan y comenzar un viaje más largo hacia el desarrollo del sistema.

Todos en la sala estuvieron de acuerdo en que el enfoque de colaboración iniciado a través de este taller es importante para construir de manera efectiva el sistema que satisfaga las demandas de todos los involucrados en el manejo pesquero en Chile. Muchos coincidieron en que el camino a seguir es difícil y requerirá, sobre todo, un nivel significativo de coordinación, transparencia y disposición a compartir datos.

Un consejo de nuestro orador invitado, Dave Colpo, un experto en sistemas de datos del gobierno, se convirtió en un mantra para el día, y para el proceso más amplio: "Los datos son fáciles, las personas son difíciles". El aspecto técnico de construir el futuro sistema no es el lugar donde se deben enfocar los esfuerzos, sino que los recursos deben estar orientados a garantizar que todas las partes relevantes participen y se incorporen al proceso y, especialmente, que exista una visión compartida del resultado final propuesto.

Queremos agradecer a todos los asistentes al taller por una discusión muy productiva, animada y progresiva, y esperamos poder seguir colaborando con SERNAPESCA y otras Instituciones y actores para construir sobre la sólida base que se ha establecido y ayudar a impulsar este importante trabajo.

Lea más sobre el taller en este artículo de SERNAPESCA

 

Published May 4, 2018